В настоящее время офисы есть в каждом городе, у любой компании. Ремонт, смена арендного помещения или приобретение новой площади приводит к тому, что всем работникам приходится готовиться к переезду. Как правило, такой процесс приносит массу неудобств как начальству, так и штатным сотрудникам. Для того, чтобы переезд не был слишком изнурительным и долгим, следует ознакомиться с определенными хитростями и правилами. Таким образом, переезд офиса не будет проблемой даже с учетом всех его подводных камней: перевозкой шкафов, столов, сейфов, техники и документации.
Подготовка к офисному переезду
В отличии от квартирного, офисный переезд имеет целый ряд особенностей. Именно они способны создавать трудности. Переезд офиса, как правило, подразумевает под собой не только перевозку мебели, но и транспортировку дорогостоящей техники, важной документации и другого имущества.
Для того, чтобы полностью подготовиться к офисному переезду, необходимо:
- составить список людей, которые будут принимать участие в офисном переезде;
- промаркировать все коробки с вещами сотрудников;
- запастись упаковочными материалами (если переезд не организовывает мувинговая компания);
- документы, диски с важной информацией, печати, архивы и базы данных предварительно рассортировать и хорошо упаковать;
- уделить особенное внимание упаковке ценных вещей.
Вне зависимости от того, переезжает офис самостоятельно или с помощью специалистов, в любом случае, рекомендуется назначить ответственных по подготовке к переезду определенного отдела или комнаты. При маркировке коробков с вещами необходимо указывать фамилию сотрудников. Также можно кратко перечислить их содержимое. Что касается ценных вещей: архивов, баз данных, печатей, документов, лучше всего такие грузы перевозить отдельно. В таком случае они будут в целости и сохранности, вероятность их утраты минимальная.
Также полезно заранее составить приблизительный план расположения рабочих мест в новом офисе. При выгрузке будет понятно, куда отправлять ту или другую вещь. Если же сроки позволяют, лучше всего организовать постепенный переезд фирмы. Например, на новом месте можно оборудовать пару комнат, в которых сотрудники начнут работу.
Информация для клиентов и партнеров
Перед тем, как переезжать в другое место, важно не забыть предупредить партнеров и клиентов о новом месте работы. Следует сообщать адрес, номер телефона офиса. Также будет полезно оповестить об этом справочные издания, сайты, на которых размещают контактные данные.
Перевозка офисной мебели
Перед тем, как транспортировать мебель, ее следует разобрать. Так будет намного проще переносить шкафы, столы и располагать их в автомобиле. Как правило, для перевозки мебели используются крупные машины. В большинстве случаев руководство офиса принимает решение арендовать автомобили в транспортных компаниях. Исходя из количества груза, специалисты подберут именно те машины, которые лучше всего подойдут для конкретного случая.
Компания может предложить не только перевозку, но и погрузку имущества. В этом случае ответственность за его целостность ложится на плечи компании. Мебель, техника, очень хрупкие предметы будут грамотно упакованы и установлены в авто для дальнейшей транспортировки.