Многоканальный номер представляет собой особым образом организованную телекоммуникационную линию, которая позволяет принимать и отправлять несколько звонков в один промежуток времени. Сам номер может быть прямым городским или федеральным (это имеет значение только в вопросе оплаты входящих и исходящих вызовов, а также определения номеров позвонивших).
Многоканальная связь может быть аналоговой и виртуальной. Аналоговая отходит в прошлое, она неудобна и требует содержания оборудования на территории предприятия (а вместе с ним и сотрудника, который занимается его обслуживанием). В случае крупной компании сотрудника приходится держать постоянно, поскольку оборудование требует присмотра и перенастройки под любое изменение бизнес-процесса, увольнение или найм нового сотрудника и так далее. Самостоятельное обслуживание оборудования в конечном итоге стоит дороже аренды небольшого количества мощностей у поставщика.
Преимущества виртуальной многоканальной связи
Аренда виртуальной телефонии выгоднее тем, что все оборудование находится на территории провайдера и его обслуживание является проблемой провайдера, а не клиента. Для обеспечения бесперебойности связи сейчас используют облачные сервисы, поэтому если даже в одном месте произойдет неполадка, то работа будет вестись через другой сервер в облаке. Провайдер сам распределяет мощности, содержит штат инженеров и специалистов IT-сферы, вовремя модернизирует сервера, делает настройки и следит за изменениями в законодательстве.
Еще одним преимуществом многоканального телефона от провайдера виртуальной телефонии можно считать возможность быстро менять количество входящих и исходящих линий. Это очень актуально для сфер бизнеса, которые сильно зависят от сезонности (отдых, праздники, сезонные товары, туризм). Поскольку никакое оборудование переподключать не надо, достаточно сменить тариф у провайдера и поставить приложение на смартфоны или компьютеры так же временно нанятых сотрудников.
После окончания сезона можно вернуться на более дешевый тариф и не тратить бюджет на бессмысленные расходы. Смена тарифа занимает немного времени, вплоть до нескольких минут, отдельный договор для этого подписывать не нужно. Все изменения фиксируются в личном кабинете (любой провайдер виртуальной телефонии предоставляет этот сервис). Сам номер телефона при этом не изменяется, меняется только количество каналов. В некоторых случаях имеет смысл докупить пакеты минут в соответствии со статистикой звонков.
Реально количество линий многоканального номера зависит от тарифа и от оконечного оборудования. Поскольку приложение можно поставить на любой смартфон или компьютер, то не всегда требуется покупать дополнительные трубки. Однако с полноценными аппаратами удобнее и технически, и психологически, поскольку так проще вносить необходимую информацию в программы учета и лишние приложения не «подвешивают» систему. В условиях «горячки» это очень важно. Кроме того, трубку проще передать другому специалисту, чем гарнитуру.
При обращении к провайдеру рекомендуем уточнять, предоставляет ли провайдер необходимое оконечное оборудование и делает ли настройки. Самостоятельная настройка всегда отнимает время и чревата ошибками, которые могут приводить к простоям, поэтому лучше сразу воспользоваться уже готовыми решениями. При первичной настройке также производится подключение к CRM (это удобно для дальнейшего отслеживания продаж), проверка оборудования и инструктаж по пользованию телефонией. Многоканальный номер в бизнесе требует грамотно настроенной переадресации, голосового приветствия и, в случае действительно больших объемов звонков, многоуровневого голосового меню с распределением звонков по отделам.
Менять настройки переадресации многоканального номера можно самостоятельно или через провайдера. Провайдеры, которые предоставляют возможность внесения самостоятельных изменений, обычно предоставляют и необходимый интерфейс. Чем проще интерфейс и чем лучше он защищен от ошибок со стороны неспециалистов, тем удобнее пользоваться связью. Мы рекомендуем уточнять этот вопрос до заключения договора и при возможности воспользоваться пробным периодом для проверки качества связи и удобства интерфейса.
Многоканальным может быть любой номер телефона, кроме мобильного. Для каждого номера можно настроить свое количество каналов (например, если есть разница в нагрузке в разных городах). Для небольших компаний этого не требуется и лучше не переусложнять без необходимости. Чем проще схема, тем меньше вероятность поломки. Количество телефонных номеров и схемы переадресаций стоит обозначить на этапе планирования. Это поможет упростить выбор провайдера и дальнейшую работу с ним.
Что нужно учесть при выборе провайдера?
К основным критериям выбора провайдера при покупке многоканального номера можно отнести:
- Качество связи (проверяется во время пробного периода и методом мониторинга отзывов).
- Стоимость услуг (тарифы должны быть прозрачны, вся информация должна быть доступна).
- Наличие необходимых дополнительных услуг (чаще всего это переадресация по условию, виртуальная АТС, ведение статистики и записи звонков, голосовое приветствие).
- Удобство документооборота (некоторые провайдеры предлагают электронный документооборот и мгновенное подключение номера, это удобно).
- Предоставление оконечного оборудования с предварительной его настройкой.
Выбор самого телефонного номера зависит от маркетинговой политики компании. Для позиционирования себя в определенном регионе рекомендовано выбрать номер соответствующего областного центра. Номера 8-800 и 8-804 уже отходят в прошлое и не являются гарантом солидности компании. Чаще всего они нужны, если компания работает по всей стране и важно показать это присутствие. Однако для важных регионов нужны свои номера телефонов. В дальнейшем они используются для seo-продвижения, маркетинга, настройки контекстной рекламы и так далее. При запуске масштабной рекламной кампании многоканальный номер обязателен, даже если кампания планируется краткосрочная.